Die Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz unterstützt die Finanzprozesse, Projektdokumentation und ausgewählte Personalaufgaben bei FCA. In enger Zusammenarbeit mit dem Operations-Team stellt die Rolle sicher, dass finanzielle Abläufe reibungslos und regelkonform funktionieren, Dokumentationspflichten erfüllt werden und interne Prozesse effizient umgesetzt sind.
Wesentliche Aufgaben umfassen:
- Durchführung der Vorbuchhaltung, einschließlich Prüfung und Zuordnung von Rechnungen, Vorbereitung für die externe Buchführung sowie Pflege der entsprechenden Finanzunterlagen.
- Mitarbeit an der Erstellung von Finanzberichten, Zahlungsanforderungen und förderrelevanter Dokumente. Unterstützung im Zahlungsverkehr der Organisation.
- Pflege und Strukturierung der Ablage von Finanz-, Vertrags- und Projektdokumenten, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
- Unterstützung administrativer Aufgaben im Personalwesen, z. B. Pflege von Personalakten, Onboarding-Unterlagen, Erfassung von Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie Vorbereitung relevanter Dokumente.
- Koordination mit dem Operations- und Projektteam, um fristgerechte Abgaben von Unterlagen, Finanzübersichten und Statusinformationen sicherzustellen.